作為一名工作者，對于年會，想必大家都有所經(jīng)歷。但是，如果作為一名年會的策劃人員，我們又應(yīng)該如何做呢？年會策劃應(yīng)該如何準(zhǔn)備呢？年會策劃又需要注意哪些方面呢？下面，就讓我們一起來看看吧。以下關(guān)于“年會策劃之準(zhǔn)備的注意方面與方法”的介紹。
【年會策劃準(zhǔn)備注意事項】
一轉(zhuǎn)眼又到了年底，各個公司都開始籌備今年的年會，其實每個公司的年會類型也不同，有的公司是辦員工總結(jié)大會，對過去一年在公司的表現(xiàn)情況進(jìn)行表彰鼓勵。生產(chǎn)型企業(yè)會在年會上將經(jīng)銷商聚集到一起，增加交流機(jī)會。所以，目的不同，開會前的準(zhǔn)備工作也是不相同的。
因此，活動策劃籌備年會的時候一定要多收集信息，通過收集和整理年會相關(guān)的信息可以初步制定好年會的準(zhǔn)備工作。再與同事和領(lǐng)導(dǎo)溝通，逐步完善年會計劃，確保年會的順利召開。
公司年會籌備核心的準(zhǔn)備工作就是制訂年會預(yù)算，年會預(yù)算包含交通費(fèi)用，年會活動場地費(fèi)用，住宿費(fèi)用和餐飲費(fèi)用，還有一些活動費(fèi)用。年會預(yù)算制定合理不僅可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，也是年會是否順利實施的一項保證。接下來就為你講一下策劃年會以及需要注意的地方。
首先要考慮的是在哪開年會，如果公司只是在本地辦公，年會活動場地在本地，這樣交通費(fèi)用就會省下很多，如果公司在外地有分公司，或者年會活動場地在其他城市，那么就要考慮添加交通費(fèi)用，年會需要多少人參加，出發(fā)地至?xí)⻊?wù)地的交通費(fèi)用和會議期間交通費(fèi)用，還有歡送交通及返程交通都是要考慮在內(nèi)的部分。
其次就要考慮年會活動場地租賃，這是在年會預(yù)算中占比重很大的一部分費(fèi)用。你想要開什么規(guī)模的年會，需要年會活動場有哪些設(shè)施，在年會活動開始的時候有哪些需要布置，這些都是要考慮的問題。
而大多數(shù)的工作人員對這方面還不是很熟悉，挨家年會活動場地去比價看服務(wù)不僅需要大量的時間和精力，因為只是一次，酒店給出的優(yōu)惠價格往往不會很滿意，建議預(yù)定選年會活動場地的時候可以到場地網(wǎng)上去看看，上面會有當(dāng)?shù)鼐频旰蜁h的介紹，報價和網(wǎng)友對酒店的評價，如果參加團(tuán)購還可以得到更多優(yōu)惠呢！
定下來年會活動場地，接下來要考慮的就是住宿費(fèi)和餐飲，住宿應(yīng)該非常好理解，如果年會活動場地提供就更好了，如果沒有就需要年會組織者提前預(yù)定，正常的住宿費(fèi)除與酒店標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。
年會活動組織者明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍以便做出相關(guān)安排。會議的餐飲可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于年會活動的需要及會議目的。
除非在年會活動長期是在室外，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通�？梢院雎�。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括設(shè)備本身的租賃費(fèi)用和設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，這點也可以委托年會活動場地的工作人員協(xié)助完成。
很多公司在年會開完后會有節(jié)目表演的過程，在節(jié)目表演的過程中穿插著年終獎的發(fā)放，或者公司對員工的獎勵，這些需要提前跟年會活動場地工作人員溝通，由他們提供表演的活動場地和所需要的視聽設(shè)備。這部分比較簡單了，只需要統(tǒng)計好表演的節(jié)目和參與的人數(shù)就可以了。
【年會策劃的細(xì)節(jié)介紹】
當(dāng)活動策劃領(lǐng)域開始在吸引客源方面展開競爭，同時活動也開始對客戶開展工作發(fā)揮越來越重要的作用時，活動策劃就必須做到出類拔萃、與眾不同。作為活動策劃人員，一定要保證策劃團(tuán)隊、施工團(tuán)隊、客戶等在時間、金錢、精力上的投入獲得回報。當(dāng)然，能讓活動超出客戶的期望值，這也是對客戶欣慰的回報。
做到這些誠然需要策劃公司掌握足夠的活動設(shè)計，并在諸多細(xì)節(jié)方面做到天衣無縫，在各個環(huán)節(jié)之間做到無縫對接�；顒硬邉澒揪湍陼�(jié)目的選擇重要性與大家一起探討一下。
需謹(jǐn)慎，節(jié)目要對口。首先，作為策劃公司，你要弄清楚所舉辦的活動屬于哪種類型？是社交型，風(fēng)雅型，還是公司活動。其次，要明白客戶群體主要分布在哪個年齡段？再者，要保證主持人，演員，藝人足夠?qū)I(yè)，一定要懂得商業(yè)操守和商務(wù)禮儀。
現(xiàn)場表演是打破僵局，活躍氣氛的途徑。這些節(jié)目可以是公司內(nèi)部員工參與也可以是事先準(zhǔn)備好的諸如魔術(shù)表演、歌劇表演、舞蹈、雜技、唱歌、仿真游戲……這些節(jié)目在選取與表演時要切合活動的年會主題。比如我們可以唱些《飛的更高》、《我的未來不是夢》、《陽光總在風(fēng)雨后》等等有意義有激情團(tuán)結(jié)向上，能給人正能量的歌曲。魔術(shù)表演可以讓魔術(shù)師變出彩帶，絲綢等這些常規(guī)的作助興。
要清楚了解你所選定的節(jié)目和內(nèi)容。整個活動的流程，作為策劃者你必須了如指掌，包括活動所用的道具。
準(zhǔn)備一份詳細(xì)的活動或節(jié)目表，列出舞臺上要進(jìn)行活動的一切具體細(xì)節(jié)——具體詳細(xì)到每一分鐘，其中包括節(jié)目主持人，音響，燈光照明以及大屏幕顯示。
和專業(yè)的公司是一項不錯的投資，因為他們掌握著動態(tài)，而且為重要的是他們能夠以一種專業(yè)的方式來為你安排活動。
以上關(guān)于“年會策劃準(zhǔn)備注意事項”和“年會策劃的細(xì)節(jié)介紹”的介紹，希望能讓您了解“年會策劃之準(zhǔn)備的注意方面與方法”帶來幫助。
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